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建筑行业印章管理风险频发 物联网印章或将整治乱象
* 来源 :http://www.sancaki.com * 发表时间 : 2017-08-04 02:22 * 浏览 :

  第一种方法,将印章交由专职人员等保管。建筑企业普遍认为,专职人员一定具备管好印章的专业素养,从而走入信任误区。专职人员管理好一枚印章需要具备两个必要条件,一是对公司忠诚,有意愿保管好印章;二是有足够的业务技能,能够识别出印章使用过程中的各种风险。能够同时符合这两点,对专职人员自身素质和公司投入的培养成本都有极高的要求。除此之外,即使将符合条件的专职人员带章外派到项目、工地上去,能否抵抗利益、人情交际,被允许插手、监管项目事务,也是困境之一。种种因素复杂多变,都是印章安全合规使用的障碍。

  掌印通过物联网、移动互联技术给传统印章加上了“智能锁”,变成了一枚与传统印章大小类似的智能印章。由企业领导对需盖章文件进行审批后,方确认是否可以打开,进行自动盖章操作,这将业务的安全性也牢牢握在企业手中。结合掌印平台,掌印可对印章使用前可控制、使用中可、使用后可追溯,从而帮助企业有效地把控业务风险。

  掌印可实现印章的刻制、保管、使用、全过程把控,特别注意的是,它能帮助企业掌握每一次印章使用情况,用印时间、地点、使用人、使用内容等信息即时查看。建筑企业即使印章再多,也能通过这样的新型管理方式,对每一枚印章了如指掌。

  印章是企业开展业务的桥梁,其法律效力、重要性不容忽视。印章管理一直是企业实务中的难点问题。以建筑企业为例,由于建筑企业点多面广,公司、地方项目遍布全国,形成印章多且分散的局面。而大量的招投标、项目合同等频繁用章,难免出现合同把关不严的现象。时常可见建企内部人员、项目经理、项目老板等,利用或私刻公司印章签订购销合同、借款、私吞,然而集团总部却毫不知情,直到被官司找上门才能发现。

  从现有管理弊端到潜在巨大风险,都要求建筑企业加强印章管理,对印章的刻制、使用、保管、回收、等流程进行规范,从源头上预防因印章使用管理不当引起的合同纠纷。既往的传统印章风险管理方式本身漏洞较多,且已不适用建筑企业越发庞大的体量和日益复杂的经济。据了解,市面上已经出现了新型的“互联网+”智能印章,帮助企业降低印章管理风险,把控业务损失。

  以一款名叫“掌印”的产品为例,掌印是上海建业信息科技股份有限公司(股票代码:838581)历时2年零6个月自主研发的,针对传统印章风险管理提供的整套解决方案,由印章管理平台、手机APP和智能印章共同组成。

  近年来,受国内外经济形势影响,建筑行业内外部风险与日增长,合同纠纷、涉诉案件大量增加。许多建筑施工企业对潜在的市场、项目、财务、人才流失风险简单归咎于市场竞争激烈、恶劣等,实则是对业务风险解读不透彻,对业务风险的关键因素——印章风险没有足够的重视,或者没有行之有效的手段进行管理。

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  建筑企业也可通过掌印,随时随地、轻松实现集团总部与公司、地方项目之间的实时联动,放心将印章下放到各地,极大地提高了工作效率,降低成本,更重要的是规避绝大多数由印章管理不善造成的业务风险。

  建筑企业也应提高印章管理意识,印章虽小,事关重大。当传统的管理、制度手段无法有效监管时,可寻求新时代、新技术下的新型印章管理方式。

  建筑企业相关合同往往少则数十万,多则千万上亿,一旦出现任何疏忽损失巨大。象征着公司公信力和的公章,在无为或无效的监管之下,通常只能成为获取利益的工具。所以建筑企业想抓紧印章管理这一风险口,目前普遍有两种管理方法,设置专人人管章,或者总部集中管理印章。而这两种方式都不能够有效管理印章,原因如下:

  第二种方法,为了避免印章使用风险,不少建筑企业选择将印章集中在总部进行管理,需盖章文件都从各地快递到集团总部来。偶尔紧急情况,会派专人携带印章外出使用。且不论出差人员的潜在风险,单论印章出差期间,集团无章可用导致公司业务延误,也将造成较大损失。合同来往的过程中,快递成本、时间成本都会对公司业务开展造成阻碍。另外由于印章使用不便、成本过高,经常会促使公司、项目自行刻制私章使用,这无形又将印章置于无监管的状态之下。